Tästä artikkelista löydät ohjeet PowerPoint Brändikuvat -toiminnon käyttöönottoon ja hyödyntämiseen sekä vinkit yleisimpien sudenkuoppien välttämiseen. Lue, miten Organization Assets Library (OAL) helpottaa brändin mukaisten kuvien käyttöä esityksissä ja miten saat brändikuvat PowerPointiin.
Kello on 16.45 ja olet viimeistelemässä asiakasesitystä huomisaamuksi. Kirkastat viimeiset sanamuodot ja katsot esityksen rakenteen vielä kertaalleen läpi. Huomaat, että esityspohjaan valmiiksi upotetut kuvat toistuvat dialta toiselle ja saavat kokonaisuuden näyttämään tylsältä ja viimeistelemättömältä. Tarvitset kipeästi uusia kuvia.
Selaimeen tallentamasi linkki intran materiaalipankkiin ei tietenkään toimi. Avaat Teamsin, jossa muistat jonkun juuri jakaneen uusia kuvia. Vaan millä kanavalla? Lopulta löydät OneDrivestä jaetun kansion nimeltä ”Kuvat_FINAL_v3_uusin” ja bongaat sieltä jotain käyttökelpoista. Kello on 17.45.
Eikö tähän voisi olla jokin helpompi tapa?
No, nyt on! PowerPoint nimittäin mahdollistaa brändikuvien selaamisen ja lisäämisen suoraan PowerPointiin Brändikuvat-toiminnon kautta. Toiminto hyödyntää Organization Assets Library (OAL) -kirjastoa, joten kuvia ei tarvitse metsästää kolmannen osapuolen lisäosista tai plärätä jaetuista kansioista.
Miten saa brändikuvat PowerPointiin?
Kun klikkaat kuvapaikan tai toimintovalikon Lisää kuva / Insert Picture -painiketta, esille tulevassa valikossa on vaihtoehto Brändikuvat / Brand Images. Sitä klikkaamalla aukeaa näkyviin organisaation oma kuratoitu brändikuvapankki, josta voit valita kuvan suoraan dialle.
Tätä samaa kuvapankkia hyödyntää myös Microsoft Copilot, jolloin myös AI:n luomat diat pysyvät kuvamaailmaltaan brändin mukaisina.
SharePoint OAL -kirjaston käyttöönotto
PowerPoint Brändikuvat -toiminnon taustalla on SharePointin Organization Assets Library (OAL) -ominaisuus. Kyseessä on SharePointiin määriteltävä kirjasto, jonka sisältö tulee automaattisesti tarjolle PowerPointin käyttöliittymään koko organisaation laajuisesti.
SharePoint OAL -kirjaston käyttöönotto vaatii SharePoint-ylläpitäjän oikeudet ja muutaman PowerShell-komennon. Näiden avulla jokin olemassa oleva kirjasto määritellään brändikuvien lähdekirjastoksi. Huomaa, että kirjaston käyttöoikeuksien pitää kattaa kaikki organisaation käyttäjät. Tarkemmat (englanninkieliset) ohjeet kansion määrittelemiseksi löytyvät tästä tukiartikkelista.
Kannattaa muistaa, että OAL:n perustaminen on vasta ensimmäinen askel. Kuvien jakelun ohella on syytä huolehtia, että kuvat ovat myös helposti löydettävissä ja esityskäyttöön sopivia.
Kuvien löydettävyys OAL SharePoint -kirjastosta
Ennen kuin lataat yhtäkään kuvaa OAL SharePoint -kirjastoon, kannattaa kirjaston kansiorakenne miettiä huolella. Käyttäjä kun näkee kansiot sellaisenaan PowerPointin kuvavalikossa.
Hyvä lähtökohta on jakaa kuvat muutamaan selkeään kategoriaan – esimerkiksi "Logot", "Henkilökuvat", "Tuotekuvat" ja "Taustakuvat". Syvää kansiopuurakennetta kannattaa välttää, sillä jokainen lisätaso tarkoittaa yhtä lisäklikkausta ennen sopivan kuvan löytymistä.
Kansiorakenteen lisäksi kuvien löydettävyyttä voi parantaa oikeilla metatiedoilla. PowerPointin Brändikuvat-toiminnon hakutoiminto hyödyntää OAL-kirjastoon tallennettuja kuvien metatietoja, kuten tiedostonimeä, kuvatageja, kuvausta ja sijaintia. Käytännössä siis esimerkiksi kuva nimeltään "toimisto-helsinki-kesä-2025.jpg" löytyy hakutoiminnolla paremmin kuin "IMG_4382.jpg".
Kaikkea tietoa ei kuitenkaan tarvitse mahduttaa tiedostonimeen, vaan käytettävissäsi ovat myös metatiedot. Huomaa, että nämä tiedot auttavat ihmiskäyttäjien lisäksi myös Copilot-tekoälyä löytämään kuhunkin sisältöön sopivia kuvia.
Jos organisaatiossasi on paljon kuvia, kannattaa sopia yhteinen tagisanasto – esimerkiksi bränditermit, kampanjat ja käyttötarkoitukset – jotta hakutulokset pysyvät johdonmukaisina.
Lisää tietoa metatietojen täydentämisestä löydät tästä Microsoftin artikkelista.
