Millainen on hyvä PowerPoint-esitys? Lue esitysammattilaisen parhaat PowerPoint-vinkit ja vältä esiintymisen yleisimmät sudenkuopat!
Hyvä PowerPoint-esitys on käsitteenä yhtä lailla abstrakti kuin ”hyvä valokuva” tai ”hyvä maalaus”. Mikä miellyttää toista, ei välttämättä uppoa toiselle lainkaan.
Viime kädessä kyse on siitä, millaista tietoa ja tunnetta esityksellä halutaan välittää ja millainen vaikutus saada aikaan. Siksi hyvän esityksen suunnittelu alkaakin tavoitteiden kirkastamisesta ja kohderyhmän ymmärtämisestä.
Abstraktit pohdinnat sikseen, on olemassa myös joukko sudenkuoppia, jotka välttämällä esitys todennäköisesti toimii tilanteesta riippumatta. Välttämällä nämä virheet autat varmistamaan, että esityksistäsi jää mieleen asiasi eikä sitä kuvanneiden kalvojen karmeus.
1. Hyvä PowerPoint-esitys on helppo seurattava
Vältä liian täyteen ahdettuja kalvoja!
Kenties perinteisin virhe PowerPoint-kalvojen tekemisessä on tunkea ne liian täyteen. Kun innostunut esittäjä änkee kaiken mahdollisen tiedon asiasta samaan esitykseen – ja samalla ajattelee palvelevansa yleisöä pitämällä kalvojen määrän pienenä – lopputulos on usein kaikkea muuta kuin helposti ymmärrettävä ja seurattava.
Katsojan on paljon helpompi ymmärtää viisi peräkkäistä kalvoa, joilla kullakin on yksi asia, kuin yksi kalvo, jolla on viisi asiaa. Ja mitä helpompi jokin asia on ymmärtää, sitä uskottavampana sitä pidetään. Pidä tämä mielessäsi, kun ensi kerran meinaat lähteä sisällön kanssa laukalle!
2. Hyvä diaesitys on visuaalisesti harmoninen
Katso tasaukset kuntoon!
Tasaus-toiminnot ovat yksi tärkeimmistä PowerPointin ominaisuuksista. Viimeistelemättä jääneet tasaukset ovat kuin hampaiden väliin juuttunut salaatinlehti. Vaikka ulkoasu ja ulosanti olisivat muuten kuinka viimeisen päälle, vetää tämä epäkohta aina huomion itseensä.
Tasaamatta jääneet elementit antavat kokonaisuudesta viimeistelemättömän vaikutelman. Tämä vaikutelma leviää esitysmateriaalista kuin varkain koskemaan myös sen sisältöä ja esittäjän uskottavuutta.
3. Huomioi kohderyhmä ja esitystilanne
Valitse taitto ja yksityiskohdat tilanteen mukaan!
Väärin koostettu esitys väärässä tilanteessa on kuin verkkarit neuvotteluhuoneessa. Siinä ei itsessään välttämättä ole mitään vikaa, mutta se on väärässä paikassa.
Väärin koostetusta esityksestä on kyse, kun esittäjä alkaa puhua ääneen kalvoa, joka sopii selvästi paremmin luettavaksi, tai kun esityksen jälkeen saat muistiin talletettavaksi kokoelman inspiroivia kuvia.
Hyvä diaesitys soveltuu sille suunniteltuun käyttötarkoitukseen. Joskus esityksestä voidaan tarvita myös useampi versio palvelemaan erilaisia tilanteita. Seuraavan kerran esitystä tehdessäsi muista siis miettiä, miten ja missä esitystä käytetään – ja tarvitsetko näihin tilanteisiin itse asiassa useamman version.
