PowerPoint

Hyvä PowerPoint-esitys

25.11.2022

Hyvä PowerPoint-esitys on käsitteenä yhtä lailla abstrakti, kuin ”hyvä valokuva” tai ”hyvä maalaus”. Mikä miellyttää toista, ei välttämättä uppoa toiselle lainkaan. Viime kädessä kyse on siitä, millaista tietoa ja tunnetta esityksellä halutaan välittää, ja mikä vaikutus saada aikaan. Siksi hyvän esityksen suunnittelu alkaakin tavoitteiden kirkastamisesta ja kohderyhmän ymmärtämisestä.  

Abstraktit pohdinnat sikseen, on olemassa myös joukko sudenkuoppia, jotka välttämällä esitys todennäköisesti toimii tilanteesta riippumatta. Välttämällä nämä virheet autat varmistamaan, että esityksistäsi jää mieleen ennemmin asiasi, kuin sitä kuvanneiden kalvojen karmeus.

Hyvä PowerPoint-esitys on helppo ja kevyt seurata

Hyvä PowerPoint-esitys välttää liian täyteen ahdettuja kalvoja.
Hyvä PowerPoint-esitys välttää liian täyteen ahdettuja kalvoja.

Vältä liian täyteen ahdettuja kalvoja!

Kenties perinteisen PowerPoint-kalvojen kanssa tehty virhe on niiden tunkeminen liian täyteen sisältöä. Kun innostunut esittäjä päättää änkeä kaiken mahdollisen tiedon asiasta samaan esitykseen – ja samalla ajattelee palvelevansa yleisöä pitämällä kalvojen määrän pienenä – on lopputulos usein jotain aivan muuta kuin helposti ymmärrettävä ja seurattava materiaali.

Katsojan on paljon helpompi ymmärtää viisi peräkkäistä kalvoa, joilla kuillakin on yksi asia, kuin yksi kalvo, jolla on viisi asiaa. Ja mitä helpompi jokin asia on ymmärtää, sitä uskottavampana sitä pidetään. Pidä tämä mielessäsi, kun ensi kerran meinaat lähteä sisällön kanssa laukalle!

Hyvä PowerPoint-esitys on taitettu harmonisesti

Hyvä PowerPoint-esitys on osiltaan ja elementeiltään tasattu.
Hyvä PowerPoint-esitys on osiltaan ja elementeiltään tasattu.

Katso tasaukset kuntoon!

Tasaus-toiminnot ovat yksi tärkeimmistä PowerPointin ominaisuuksista. Viimeistelemättä jääneet tasaukset ovat kuin hampaiden väliin juuttunut salaatinlehti. Vaikka ulkoasu ja ulosanti olisivat muuten kuinka viimeisen päälle, vetää tämä epäkohta aina huomion itseensä.

Tasaamatta jääneet elementit antavat kokonaisuudesta viimeistelemättömän vaikutelman. Tämä vaikutelma leviää esitysmateriaalista kuin varkain koskemaan myös niin sen sisällön kuin itse esittäjänkin uskottavuutta.

Hyvä PowerPoint-esitys on tehty tiettyyn tilanteeseen tietylle yleisölle

Hyvä PowerPoint-esitys on suunniteltu tiettyyn tilanteeseen.
Hyvä PowerPoint-esitys on suunniteltu tiettyyn tilanteeseen.

Valitse taitto ja yksityiskohdat tilanteen mukaan!

Väärin koostettu esitys väärässä tilanteessa on kuin verkkarit neuvotteluhuoneessa. Siinä ei itsessään välttämättä ole mitään vikaa, mutta se on vain väärässä paikassa.

Väärin koostetusta esityksestä on kyse, kun esittäjä alkaa puhua ääneen selvästi paremmin luettavaksi sopivaa kalvoa, tai kun esityksen jälkeen saat muistiin talletettavaksi kokoelman inspiroivia kuvia.

Hyvä esitys soveltuu sille suunniteltuun käyttötarkoitukseen. Joskus esityksestä voidaan tarvita myös useampi versio palvelemaan erilaisia tilanteita. Muista siis miettiä, miten ja missä esitystäsi käytetään - ja josko näihin tapauksiin tarvitaan itse asiassa useampi versio - kun ensi kerran alat tehdä esitystä.

Autan ratkaisemaan esityshaasteesi - olivatpa ne mitä tahansa

Hyvä PowerPoint-esitys näyttää siistiltä.

Hyvä PowerPoint-esitys on yksityiskohdiltaan hillitty.
Hyvä PowerPoint-esitys on yksityiskohdiltaan hillitty.

Älä käytä liikaa värejä ja fontteja!

Korostusväri, alleviivaus, boldaus, kursiivi, suurempi fonttikoko, kapitaalit – PowerPoint on täynnä mitä luovimpia tapoja korostaa pointteja, sanoja ja lauseita! Se ei silti tarkoita, että näitä kaikkia pitäisi käyttää yhtä aikaa samalla kalvolla.

Ja tämä pätee yhtä lailla myös väreihin ja fontteihin yleisemminkin. Vain se, että jotain on tarjolla, ei tarkoita, että sitä olisi pakko käyttää. Hyvä esitys syntyy hillitystä yksityiskohtien hallinnasta.

Siispä kun seuraavan kerran kun teet dioja, valitse vain muutama korostustapa, fontti ja väri – ja pitäydy niissä. Lopputulos antaa niin sinusta kuin esittämästäsi asiasta ammattimaisemman ja uskottavamman vaikutelman.

Hyvä PowerPoint-esitys seuraa punaista lankaa

Hyvä PowerPoint-esitys on kuvamaailmaltaan johdonmukainen.
Hyvä PowerPoint-esitys on kuvamaailmaltaan johdonmukainen.

Seuraa punaista lankaa myös kuvien käytössä!

Kuvat voivat olla loistava tapa piristää taittoa, kertoa tarinaa tai vaikka viestiä brändi-identiteettiä. Mutta jos niitä käytetään vain niiden itsensä takia, ilman selkeää tarkoitusta, ollaan pian ongelmissa.

Sotku vain syvenee, kun käytetään iloisesti sekaisin keskenään erityyppisiä kuvia. Eli sekoitetaan vaikkapa valokuvia piirroksiin, tai abstrakteja digitaalisia maisemia iloisiin henkilökuviin. Kokonaisuus alkaa näyttää sillisalaatilta, ja uskottava brändin viestiminen on enää kaukainen haave.

Hyvän esityksen kuvien taustalta löytyy yhtenäinen punainen lanka. Jokin, joka yhdistää valitut kuvat toisiinsa, visuaalisesti, tyylillisesti ja temaattisesti. Luovuutta ei pidä unohtaa, mutta pidä tämä mielessäsi, kun seuraavan kerran kuvitat kalvoja.

Hyvä PowerPoint-esitys kehottaa toimimaan

Hyvä PowerPoint-esitys päättyy innostavasti.
Hyvä PowerPoint-esitys päättyy innostavasti.

Älä laiminlyö lopetusta!

Esityksen päättäminen "Kiitos" -diaan on kuin suunnistaminen siten, että reittivalinnoista keskustellaan vasta kun kartta on tarkastelun jälkeen taiteltu takaisin taskuun.

Hyvä esitys pyrkii johdattamaan yleisönsä johonkin määränpäähän, oli se sitten johtopäätös, oivallus tai konkreettinen toiminta. Parhaiten tähän määränpäähän päästään, kun viimeiseksi muistikuvaksi esityksestä jää toimintaan ohjaavaselkeä kehote. Ainoa kehote mitä "kiitos - tämä oli tässä" -dia antaa, on kaiken ajattelun ja toiminnan lopettaminen.

"Kiitos"-viestin sijasta viimeisellä dialla voi olla esimerkiksi napakka yhteenveto asiastasi, tai selkeä ohje siitä, miten seuraavaksi pitäisi toimia. Viimeisen dian pitää vastata yleisölle kysymykseen "mitä minun pitää seuraavaksi tehdä/tietää/ajatella?".

Lopeta siis turha nöyristely, ja johdata yleisösi kohti parempaa huomista.

Hyvä PowerPoint-esitys pähkinänkuoressa

Hyvä PowerPoint-esitys:

  • On helppo ja kevyt seurata
  • On taitettu harmonisesti
  • On tehty tilanteen ja yleisön mukaan
  • Näyttää siistiltä
  • Seuraa punaista lankaa
  • Kehottaa toimimaan

Jos koet että vielä näiden vinkkien jälkeen kaipaat ammattilaisen apua esityksesi suunnitteluun ja toteuttamiseen, ota rohkeasti yhteyttä, ja luodaan yhdessä juuri sinun tarpeisiisi sopiva esitys. Osviittaa projektien kokoluokista ja hinnoittelusta voit katsoa Esitykset-sivulta.

Mikäli haluat oppia enemmän PowerPointin ominaisuuksista ja mahdollisuuksista, katso myös tarjolla olevat koulutukset.

Lisää vinkkejä saat seuraamalla Jäsentäjää LinkedIn:issä ja YouTubessa.  

Autan ratkaisemaan esityshaasteesi - olivatpa ne mitä tahansa

Muut blogitekstit

Lue lisää Jäsentäjän kirjoituksia

Klikkaamalla "Hyväksy" sallit evästeiden asentamisen laitteellesi. Käytämme evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi, analytiikkaan ja markkinointiin. Lue lisää tietosuojaselosteestamme.