PowerPoint-esityksen pituutta arvioidaan usein kalvojen määrällä. On olemassa jopa muistisääntöjä siitä, montako kalvoa missäkin ajassa keskimäärin ehtii käydä läpi.
Joskus tällaiset säännöt saattavat toimia, mutta niiden käytössä piilee myös riskejä. Siksi kysymystä siitä, miten pitkä on hyvä PowerPoint-esitys, kannattaa lähestyä hieman toisesta näkökulmasta.
Tuttu tilanne neuvotteluhuoneesta
Kuvittele, että olet saapunut katsomaan esitystä uudesta myyntiprosessista. Tuore kahvi tuoksuu kupeissa, neukkarin pöydällä odottaa kasa leivonnaisia, ja ihmiset ovat asettautuneet pöydän ympärille rintamasuunta kohti huoneen päädyssä olevaa televisiota. Myyntijohtaja astelee sisään, tervehtii osallistujia ja kytkee läppärinsä pöydällä odottavaan kaapeliin.
Esitys alkaa tutulla kuvalla kick-offissa esitellystä strategiasta. Se ei ehkä ole maailman selkein, mutta kaikki tietävät, miten kiireinen sen tehnyt toimitusjohtaja on, ja nyökyttelevät yrittäen esittää ymmärtävänsä, mistä siinä on kyse.
Seuraavalla kalvolla strategiahimmelin päälle on piirrelty erilaisia nuolia ja laatikoita, jotka kytkevät myynnin tekemisen tähän suureen visioon. Myyntijohtaja selittää innosta puhkuen, miten myyntitiimi tulee tekemään suurista suunnitelmista todellisuutta. Kuvan laatikoihin pienellä pistekoolla ängettyjen tekstimassojen ja myyntijohtajan innostuneen selityksen lomassa on vaikea päättää, mihin huomionsa kohdistaisi. Turvallisinta siis haukata pala viineristä ja nyökytellä taas hyväksyvästi.
Sitten mennäänkin itse asiaan, eli uuteen myyntiprosessiin. Näkyville lävähtää ruudun täydeltä asiaa, palkkien ja nuolien viuhuessa villisti joka suuntaan. Myyntijohtajan into kasvaa entisestään tärkeän kuuloisten sanojen ja suurten visioiden vallatessa eetterin.
Ennen kuin huomaatkaan, kahvikupit ja viineritarjotin ovat tyhjenneet, ja kokoukselle varattu 45 minuutin aika on täynnä. Työpisteelle palatessa olo on samaan aikaan hämmentynyt, epäileväinen ja hiukan kiusallinen. Mahtoikohan myyntijohtaja itsekään tietää, mitä nyt ollaan tekemässä? Vai olenko minä vain tyhmä, kun en oikein ymmärtänyt jutun juonta?
Myyntijohtajan työpisteeltä sen sijaan loistaa hymy, jonka kirvoittaa ajatus: ”Sain kuin sainkin asiani tiivistettyä kolmelle kalvolle! Nyt oli niin napakka setti, että ei pitäisi kenellekään jäädä epäselväksi, miten seuraavaksi edetään!”
Huomaatko, mitä juuri tapahtui?
Esityksen pituus on eri asia kuin kalvojen määrä
Kun PowerPoint-esityksen pituutta arvioidaan vain kalvojen määrällä, aletaan herkästi optimoida juuri sitä: kalvojen määrää. Ihmisten tiedonkäsittelyn kognitiiviset prosessit eivät kuitenkaan katso diojen määrää.
Sen sijaan niihin vaikuttavat muun muassa
- aiemmat tiedot ja ymmärrys asiasta
- kiinnostus ja motivaatio aihetta kohtaan
- havainnointikyky ja työmuisti.
Kun kalvomäärän karsimisen nimissä yksittäiseen näkymään on mahdutettu mahdollisimman paljon asiaa, on vastaanottajan havainnointi- ja keskittymiskyky koetuksella. Kuormitusta lisää entisestään, jos samaan aikaan monimutkaisen kuvan tulkitsemisen kanssa yritetään kuunnella myös puhetta.
Kalvoilta tutut aikajanat ja syy-seuraus-kaaviot ovat aidosti hyvä tapa konkretisoida abstrakteja asioita. On kuitenkin tärkeää muistaa, että esiteltäessä niitä ensi kertaa uudelle yleisölle on kiinnitettävä erityistä huomioita kognitiiviseen kuormitukseen.
Yleisön on helpompi seurata 30 kalvon esitystä, jossa kullakin dialla on yksi asia, kuin kolmen kalvon esitystä, jossa joka dialla on kymmenen asiaa. Esitys kannattaa kuitenkin rakentaa niin, että asioiden väliset yhteydet tulevat ilmi yli ”kalvorajojen”.
Seuraavaksi esitellään tähän kolme käytännön vinkkiä. Jos haluat perehtyä laajemmin onnistuneen esityksen tunnusmerkkeihin, tutustu hyvän PowerPoint-esityksen tekemiseen.
Esityksen suunnittelu – kolme tapaa rytmittää sisältöä PowerPointissa
1. PowerPoint-animaatiot auttavat pilkkomaan sisältöä
Animaatiot ovat hieman alikäytetty, mutta todella tehokas, tapa pilkkoa mikä tahansa aihe pienempiin osiin. PowerPoint-animaation avulla monimutkainenkin kuva voidaan esittää pala palalta, kohta kerrallaan.
Vinkki: Käytä mahdollisimman hienovaraisia animaatioita, kuten ’Tuleminen/Appear’ tai ’Himmennys/Fade’ jotta ne eivät varasta kaikkea huomiota.
2. PowerPoint-siirtymät auttavat etenemään sujuvasti
Valitsemalla oikeanlaiset PowerPoint-siirtymät kalvojen välille, voit luoda vaikutelman etenemisestä yhden teeman sisällä. Erityisen hyvin tähän toimii ’Työntö/Push’ -niminen siirtymä.
Vinkki: Lisäämällä kaikille kalvoille yksinkertaisen elementin, esimerkiksi viivan, samaan kohtaan saat tehostettua vaikutelmaa yhden kuvan sisällä siirtymisestä.
3. Uppoudu sisältöön zoomauksella
Vaihtoehdoista monimutkaisin ja näyttävin on PowerPointin suhteellisen tuore Zoomaus-toiminto. Sen avulla voit tehdä ”pikkukuvan” mistä tahansa esityksesi kalvosta, ja PowerPoint animoi automaattisesti ”sukelluksen” kalvon sisältöön.
Vinkki: Yksittäisen kalvon sijaan Zoomauksen voi tehdä myös useammasta kalvosta koostuvasta osiosta. Zoomauksen pikkukuvassa näytetään osion ensimmäinen kalvo, jonka voit jättää tyhjäksi ylimääräisestä sisällöstä.
PowerPoint-esityksen pituus
PowerPoint-diojen maailmassa enemmän voi joskus olla vähemmän. Joskus voi myös olla tarpeen nähdä hieman vaivaa esityksen suunnitteluvaiheessa, jotta sen katselukokemus olisi mahdollisimman miellyttävä.
Miten pitkä on hyvä PowerPoint-esitys? Millaista esitystä oletkin suunnittelemassa, muista, että pelkkä kalvojen määrä ei kerro sen koetusta pituudesta.
-----
Jos tarvitset apua esityksen suunnitteluun ja sisällön jaotteluun, vastaus löytyy Jäsentäjän PowerPoint-suunnittelupalveluista.
Mikäli haluat oppia enemmän esitellyistä tekniikoista tai oppia suunnittelemaan parempia esityksiä, katso tarjolla olevat PowerPoint-koulutukset.
Lisää vinkkejä saat seuraamalla Jäsentäjää LinkedInissä ja YouTubessa.
