PowerPoint

Ammattilaisen vinkit PowerPoint-esityksen pitämiseen

11.1.2022

Perinteinen tapa PowerPoint-esityksen pitämiseen on käynnistää esitys ja hakata nuolta oikealle, kunnes edessä on musta ruutu. Eli kalvo kalvon perään, siinä järjestyksessä mihin ne on esitystä tehtäessä laitettu. Ja eihän tässä tutussa esitystavassa olekaan sinänsä mitään vikaa - kunhan esitystilanne etenee juuri niin kuin ajattelit esitystä tehdessäsi.

Mutta entäpä kun vastaan tulee yllättävä muutos? Kysymys ohi suunnittelemastasi tarinasta, keskustelun polveilu ohi esityksen aiheesta, tai keskeytyneen esityksen jatkaminen halutusta diasta?

Alkaako kuumeinen (ja kiusallinen) kalvojen plärääminen oikean dian löytämiseksi? Vilahteleeko diojen välissä sotkuinen työpöytäsi asiakkaan nimillä varustettuine tiedostoineen ja sähköposti-ilmoituksineen? Jatkatko keskeytyksestä aloittamalla esityksen alusta ja rullaamalla aiemmin näytetyt kalvot pikavauhtia läpi? Ja oletko aidosti sitä mieltä, että tällaisesta tekemisestä jää ammattimainen ja tyylikäs vaikutelma?

On toki helppoa todeta, että näin PowerPoint-esitykset nyt vaan toimivat, ja pieni härvääminen kuuluu aina asiaan, kun on kyse Microsoftin työkaluista. Mutta oikeasti PowerPoint tarjoaa käyttöön koko joukon toimintoja nimenomaan esitystilanteen hanskaamiseksi. Ottamalla nämä haltuun, voit olla varma, että esitystilanteistasi tulee paljon sujuvampia, selkeämpiä ja ammattimaisempia kokonaisuuksia. Myös silloin kun niiden kulkuun tulee yllättäviä muuttujia.

PowerPoint-esityksen aloittaminen

Aloitetaanpa ihan (esityksen) alusta. Meille kaikille lienee tuttua se turhautuminen, kun yrittää hiirellä osua alalaidan pienen pieneen ”Diaesitys” -painikkeeseen. Vähintään yhtä tuttu on myös se pieni myötähäpeä, joka seuraa siitä, kun katsoo sivusta jonkun muun yrittävän samaa.

Nohevimmat saattavat tietää, että vaihtoehtoinen tapa esityksen aloittamiseen löytyy PowerPointin työkalupalkin Diaesitys-välilehdeltä. Siellä laitimmaisina vasemmalla sijaitsevat helpommin osuttavat suuremmat painikkeet esityksen aloittamiseen. Joko sen alusta, tai juuri esillä olevasta diasta.

Näitäkin sujuvampi tapa esityksen aloittamiseen ovat kuitenkin pikanäppäinkomennot. Kaikessa yksinkertaisuudessaan:

F5 – aloittaa diaesityksen ensimmäisestä diasta.

Shift + F5 – aloittaa diaesityksen esillä olevasta diasta.

Näiden, kuten muidenkin F-näppäimiin perustuvien pikakomentojen, kanssa on hyvä huomioida, että jollain tietokoneilla/näppäimistöillä voit joutua painamaan samalla myös Fn-näppäintä ohittaaksesi tietokoneen hallintaan liittyvät pikapainikkeet.

Autan ratkaisemaan esityshaasteesi - olivatpa ne mitä tahansa

PowerPointin esittäjänäkymä

Suurin osa PowerPointin esittäjätoiminnoista on käytettävissä esitystilassa. Toiminnot löytyvät PowerPointin esittäjänäkymästä, joka on lähtökohtaisesti käytettävissä aina kun esityksen pitämiseen käytetään kahta ruutua (esimeriksi läppäri + telkkari).

Seuraavaksi käymme läpi millaisia toimintoja kaikki jännittävät painikkeet tässä näkymässä kätkevät taakseen.

Ylälaita
  1. Ajastin. Tämä kertoo, kuinka pitkään olet ollut esitystilassa, sekä antaa mahdollisuudet keskeyttää ajastus tai aloittaa se alusta.
  2. Näytä tehtäväpalkki. Klikkaamalla tätä, saat Windowsin tehtäväpalkin näkyviin esityksen päälle, ja voit siirtyä toiseen ohjelmaan poistumatta esitystilasta.
  3. Näyttöasetukset. Klikkaa täältä, jos haluat vaihtaa missä ruuduissa esitys ja esittäjänäkymä näkyvät, tai haluat esityksen näkyviin useammalle näytölle samaan aikaan.
  4. Lopeta diaesitys. Melko itsensä selittävä. Onnistuu myös pikanäppäimellä Esc.
Dian alalaita
  1. Kynä- ja laserosoitintyökalut. Täältä löytyvät työkalut, joilla voit muun muassa piirtää esitystilassa olevan esityksen päälle. Valikosta löytyvä laserosoitin on myös näytön tökkimistä tyylikkäämpi tapa osoittaa osia sisällöstä.
  2. Katso kaikki diat. Klikkaamalla tätä, pääset esittäjätilan näkymään, josta voit helposti navigoida mille dialle tahansa. Jos olet tehnyt esitykseen osioita, järjestyvät diat niiden alle. Pääset tähän näkymään myös pikanäppäimellä G.
  3. Lähennä diaan. Kätevä suurennuslasitoiminto, jolla voit ”zoomata” dialle. Erityisen hyödyllinen, jos kalvolla kuvataan monimutkaista prosessia, organisaatiokaaviota tai muuta vastaava himmeliä. Toimii esitystilassa myös +/- painikkeilla (Esc palauttaa näkymän).
  4. Tummenna tai palauta diaesitys. Klikkaamalla tätä ruutu, jossa esitys näkyy, menee mustaksi. Kätevä etenkin, jos keskustelu polveilee ohi esityksen aiheesta. Toimii myös esitystilan aikana pikanäppäimellä B (black). Vaihtoehtoisesti pikanäppäin W (white) muuttaa ruudun valkoiseksi. Näyttää tyylikkäämmältä esimerkiksi isossa auditoriossa.
  5. Näytä tai piilota tekstitykset. Tiesitkö, että PowerPoint osaa ”simultaanitulkata” puheesi esityksen aikana? Kunhan olet muokkausnäkymän Diaesitys-välilehdeltä valinnut Tekstitysasetukset-valikosta oikeat kielet, kun klikkaat tätä painiketta PowerPoint tekstittää puheesi halutulla kielellä. Jos haluat parantaa saavutettavuutta, voit näyttää tekstityksen myös puhumallasi kielellä. Ja ennen kuin kysyt, niin kyllä, tämä toiminto tukee suomea!
  6. Lisää diaesityksen asetuksia. Tämän painikkeet takaa löydät vielä muutamia lisäasetuksia. Valkosta löytyvä valinta ’Diojen pitäminen ajan tasalla’ tarkoittaa, että kun se on valittuna, esitykseen tehdyt muutokset näkyvät reaaliaikaisesti esitystilassa. Eli esimerkiksi jaetussa tiedostossa, saat muiden ihmisten tekemät muutokset näkymään halutessasi suoraan esityksessä.
Muut alueet
  1. Siirtyminen dioilla. Tästä klikkaamalla pääset seuraavalle tai edelliselle dialle. Nuolien välissä olevaa tekstiä klikkaamalla pääset kohdasta 6. tuttuun ’Kaikki diat’ -näkymään.
  2. Seuraava dia(/näkymä) & muistiinpanot. Tässä näet millainen näkymä odottaa seuraavan klikkauksen jälkeen. Tämä on joko seuraava kalvo, tai animaatiosarjan seuraava vaihe. Tässä näet myös diakohtaisesti tekemäsi muistiinpanot. Jos käyttämäsi diat ovat yksinkertaisia, mutta muistiinpanoissa on paljon tekstiä, voit muuttaa esittäjänäkymän elementtien mittasuhteita raahaamalla alueen vasemmassa laidassa näkyvää viivaa. Esityksen aikana voit lisätä tai muokata muistiinpanoja klikkaamalla tätä kenttää.
  3. Suurenna/pienennä tekstiä. Täältä voit muuttaa muistiinpanojen kirjasinkokoa.

PowerPoint-esittäjänäkymä - yhteenveto

Eli kerrataanpa vielä. PowerPointin esittäjänäkymä tarjoaa työkalut sujuvaan navigointiin mihin tahansa osaan esitystä, kattavat toiminnot kalvojen osoittelemiseen, alleviivaamiseen, zoomaamiseen ja pyörittelyyn, siistit tavat pimentää/vaalentaa näyttö, kun haluat jättää kalvot taka-alalle, ja jopa reaaliaikaisen tekstityksen valitsemallesi kielelle!

Olisiko sinunkin siis aika tutustua tähän usein alihyödynnettyyn valikkoon hieman paremmin?

Pikanäppäimet

Jotta esiintymisesi olisi mahdollisimman sujuvaa, voit myös unohtaa hiirellä sihtailun ja käyttää suurinta osaa näistä toiminnoista pikanäppäimillä. Tässä lista itsetärkeimmiksi havaitsemistani komennoista. Lisää pikanäppäinkomentoja löydät esimeriksi tästä Microsoftin tukiartikkelista.

F5 - Aloita esitys alusta

Shift + F5 - Aloita esitys näkyvillä olevasta diasta

B - Musta ruutu (Black)

W - Valkoinen ruutu (White)

Home - Ensimmäinen dia

End - Viimeinen dia

+/- - Zoomaa dialla (liikkuu nuolilla, Esc palauttaa)

G - Näytä kaikki diat (zoomaa +/-, liikkuu nuolilla, valitsee Enterillä)

Jos kaipaat tukea sujuvien esitysten pitämiseen, suunnitteluun tai toteuttamiseen, voi oikea apu löytyä Jäsentäjän palveluista.

Mikäli haluat oppia enemmän esitellyistä tekniikoista tai oppia suunnittelemaan parempia esityksiä, katso tarjolla olevat koulutukset.

Lisää vinkkejä saat seuraamalla Jäsentäjää LinkedIn:issä ja YouTubessa.

Autan ratkaisemaan esityshaasteesi - olivatpa ne mitä tahansa

Muut blogitekstit

Lue lisää Jäsentäjän kirjoituksia

Klikkaamalla "Hyväksy" sallit evästeiden asentamisen laitteellesi. Käytämme evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi, analytiikkaan ja markkinointiin. Lue lisää tietosuojaselosteestamme.