Yksi tyypillisimpiä ongelmia PowerPoint-esityksissä ovat liian täydet ja tukkoon ahdetut kalvot. Ne näyttävät sekavilta, ohjaavat huomiota samaan aikaan useisiin eri suuntiin ja antavat muutenkin epäsiistin yleisvaikutelman.
Tässä ilmiössä ei kuitenkaan ole läheskään aina kyse varsinaisesti sisällön määrästä. Sen sijaan ongelma piilee enemmänkin siinä, miten sisältö on kalvolle aseteltu. Nimittäin, mitä enemmän kalvolla on sisältöä, sitä helpommin sen asettelussa tapahtuu virheitä. Ja näistä virheistä yksi yleisimmistä liittyy elementtien (kuvat, muodot, tekstit) tasauksiin.
Väitän, että kiinnittämällä huomiota tasauksiin, voitaisiin pelastaa merkittävä osa huonoista kalvoista ja esityksistä. Siksi seuraavaksi perusteet tasauksista PowerPointissa.
Mistä tasauksissa on kyse?
Tasaus tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että asiat ovat ”linjassa” keskenään, niin pysty- kuin vaakasuunnissa, ja että niiden keskinäiset välit ovat sopusuhdassa. Oheisessa esimerkissä toisen kuvan kirjaimet, viivat ja tekstit on tasattu keskenään. Toisessa kuvassa niiden sijoittelu on tehty enemmän ”käsivaralla”.
Smart Guides -apuviivat
PowerPointin nykyversiot tarjoavat automaattisesti niin kutsuttuja Smart Guides -apuviivoja aina kun kalvo sisältää useampia elementtejä ja liikutat niistä yhtä.
Nämä punaiset katkoviivat kertovat liikuttamasi elementin tasauksista suhteessa muihin elementteihin, ja auttavat sinua huolehtimaan sen harmonisesta sijoittelusta.
Apuviivat ja ruudukko
Moni PowerPoint-ohje kuuluttaa apuviivojen ja ruudukkojen perään. Saat ne päälle työkalupalkin Näytä-välilehdeltä:
Ruudukko on nimensä mukaisesti kalvon päälle piirtyvä ruudukko, jonka avulla voit helposti katsoa, että elementit asettuvat samoille pysty- ja poikkiviivoille. Näytä-osan lisäasetuksista voit määrittää ruudukon koon ja laittaa päälle valinnan Kohdista ruudukkoon. Näin kalvolla olevat elementit ikään kuin napsahtavat kiinni määriteltyihin ruutuihin.
Apuviivat taas ovat yksittäisiä pysty- ja vaakasuuntaisia viivoja, joiden määrää ja sijaintia voit itse säätää. Näitä käytetään usein muun muassa PowerPoint-esityspohjissa merkitsemään marginaaleja, keskilinjoja ja muita taittoa ohjaavia linjoja. PowerPoint ohjaa elementit automaattisesti ”napsahtamaan” kiinni näihin viivoihin, kun ne ovat näkyvissä.
Ruudukossa ja apuviivoissa keskeinen rajoite on se, että PowerPoint ei tarjoa suoria toimintoja elementtien tasaamiseksi ruudukon ja viivojen kanssa. Sen sijaan elementit pitää liikutella käsin haluttuihin kohtiin. Vaikka käytössä olisi ruutuihin tai viivoihin ”napsauttaminen”, on käsin tekeminen silti virheille altista puuhaa.
Tasaa-valikon toiminnallisuudet
Tehokkaimmat toiminnot elementtien tasaamiseen löytyvät Tasaa-valikosta. Tämä valikko löytyy sekä Aloitus-välilehdeltä Järjestä-painikkeen alta, että Muodon muotoilu-välilehdeltä omalla nimellään.
Tästä valikosta löydät koko joukon toimintoja, joiden avulla voit tasata yhden, kaksi tai useampia elementtejä suhteessa toisiinsa tai diaan.
Tasaa-toimintojen nimet ovat melko itsensä selittäviä. Voit myös aina kokeilla eri toimintoja, ja muistaa, että vaikka menisikin pieleen, niin Kumoa-toiminto (Ctrl+Z) on aina käytettävissä.
Tasaa-toimintojen lisäksi valikosta löytyy myös Jaa vaakasuunnassa ja Jaa pystysuunnassa -toiminnot. Näiden avulla voit jakaa joukon elementtejä tasavälein.
Näiden toimintojen ehdotonvahvuus on siinä, että tasaukset tehdään pikselintarkasti. Hiiren epätarkkuudet ja tärähtelyt tai käden väsyminen eivät vaikuta kalvojesi ulkoasuun, vaan elementit sijaitsevat tismalleen oikeilla paikoillaan. Lisäksi, kun opit käyttämään näitä toimintoja, huomaat että elementtien tasaaminen niiden avulla on merkittävästi nopeampaa, kuin niiden liikuttelu hiiren avulla yksikerrallaan.
Jos minun pitäisi nimetä yksi toiminto, jonka avulla PowerPoint-esityksistä saa ammattimaisen näköisiä, se olisi ehdottomasti Tasaa-valikko. Sen suurin heikkous on sen hieman vaivalloinen sijoittelu PowerPointin käyttöliittymässä. Tämä on kuitenkin helposti korjattavissa mukautetun pikatyökalurivin avulla.
Bonusvinkki: liikuta elementtejä Shift-näppäin painettuna
Oletko juuri saanut elementit tasattua keskenään, kun huomaat tarpeen liikuttaa jotain?
Pitämällä Shift-näppäintäpohjassa samalla kun liikutat elementtiä hiirellä, liikkuu se ainoastaan pysty- tai vaakasuunnassa. Kokeile käytännössä, ja tulet hämmästymään miten hyödyllinen mutta yksinkertainen tämä toiminto on!
-----
Jos tuntuu siltä, että ohjeista huolimatta kaipaat ammattilaisen apua kalvojesi suunnitteluun tai toteutukseen, voi apu löytyä Jäsentäjän PowerPoint-suunnittelupalveluista.
Mikäli haluat oppia enemmän esitellyistä tekniikoista tai oppia suunnittelemaan parempia esityksiä, katso tarjolla olevat PowerPoint-koulutukset.
Lisää vinkkejä saat seuraamalla Jäsentäjää LinkedIn:issä ja YouTubessa.
